Huhtala Logistics Oy tietosuojaseloste

 

Tietosuojaselosteessa kuvataan henkilötietojen käsittelyä niiltä osin kuin Huhtala Logistics Oy ja sen konserniyhtiöt (myöhemmin Yhtiö) ovat Rekisterinpitäjänä. Konserniyhtiöitä ovat:

• Huhtala Logistics Oy
• HLO Express Oy
• HLO Express PKS Oy
• HLO Express Vaasa Oy
• Aja Nordic Oy

Yhtiö on sitoutunut käsittelemään ja suojaamaan henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja lainsäädännön mukaisesti.

 

 

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Huhtala Logistics Oy (2841877-5)

Pohjanlahdentie 2123

68210 Marinkainen

 

tietosuoja@huhtalalogistics.com

 

 

Tietojen kerääminen

Henkilötietojen käsittelyyn vaikuttaa henkilön suhde yhtiöön. Henkilö voi olla Yhtiön asiakas / asiakkaan yhteyshenkilö, yhteistyökumppani, työntekijä, palveluissa käsiteltävä yhteystieto (esim. lastaus- tai purkupaikka), tai markkinointiviestinnän vastaanottaja. Henkilö voi kuulua myös useampaan henkilötietoryhmään.

 

Henkilötietojen käsittely ja tietojen säilytysajat perustuvat lakiin ja asetuksiin sekä työ-, asiakas- tai muun liiketoimintasuhteen hoitamisen kannalta tarpeellisiin menettelyihin.

 

Yhtiö käsittelee henkilötietoja vain siinä laajuudessa, kuin ne ovat tarpeellisia palveluiden tuottamiseksi sekä asiakas- ja työsuhteiden hoitamiseksi. Yhtiö ei kerää tarpeettomasti arkaluontoista henkilötietoa.

 

Käsiteltävät henkilötiedot voidaan jakaa julkisesti saatavilla oleviin tietoihin, sopimusperusteisiin tietoihin, käyttäjän itse antamiin tietoihin ja verkkopalveluiden käytöstä ja analytiikasta johdettuihin tietoihin. Verkkopalveluiden evästekäytännöistä voit lukea tarkemmin kohdassa Evästeet.

 

 

Asiakkaat ja yhteistyökumppanit

Henkilötietojen käsittelyn peruste on palveluiden tuottaminen ja hankkiminen sekä asiakas-/yhteistyösuhteen hoitaminen. Näihin tarkoituksiin välttämättömiä tietoja ovat nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja yrityksen tiedot. Muita tietoja voivat olla osoite, toimenkuva ja muut henkilön mahdollisesti antamat tiedot.

 

Tiedot kerätään pääosin suoraan asiakkaalta tai yhteistyökumppanilta itseltään, tai henkilö voi luovuttaa tietoja esim. sähköpostin tai verkkolomakkeen kautta. Yritysten yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä ja tarkistaa myös julkisista rekistereistä, kuten PRH ja YTJ. Asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden osalta toimintaan liittyy myös lakisääteisiä velvoitteita ja säilytysaikoja, esim. kirjanpitolaki, jonka vuoksi henkilötietoja käsitellään.

 

 

Markkinointiviestinnän kohdehenkilöt

Tähän ryhmään kuuluvilta kerätään vähintään sähköpostiosoite, jota käytetään viestinnän kohdentamiseen. Lisäksi henkilöstä voi olla tallennettuna nimi, osoite, puhelinnumero, yrityksen tiedot, toimenkuva ja mahdollisesti muita henkilön luovuttamia tietoja.

 

Tietoja voidaan kerätä verkkosivustojen lomakkeiden kautta (esim. yhteydenottolomake), keskusteluista, viestinnästä tai julkisista lähteistä, kuten esim. yritysten verkkosivut ja yritysrekisterit.

 

Henkilötietojen käsittelyn peruste voi olla käyttäjän suostumus tämän luovuttaessa tietojaan esim. yhteydenotossa, tai yhtiön oikeutettu etu elinkeinon harjoittamiseksi.

 

Markkinointiviestinnän kohdehenkilö voi koska tahansa peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn markkinoinnissa ilmoittamalla siitä em. yhteysosoitteeseen.

 

 

Henkilötietojen käsittely ja säilyttäminen

Henkilötiedot on vahvasti suojattu Yhtiön järjestelmissä ja niihin on rajattu pääsy vain niillä henkilöillä, joiden on tarpeen käsitellä tietoja palveluiden tuottamiseksi, yhteydenpitoon liittyen, tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

 

Henkilö on tietoja luovuttaessaan vastuussa siitä, että hänellä on oikeus tietojen luovuttamiseen siinä tarkkuudessa ja laajuudessa, kuin se kulloisenkin tilanteen mukaan on välttämätöntä. Mitään ylimääräistä tai tarpeetonta tietoa ei tule luovuttaa.

 

Hankkiessaan palveluita Yhtiöltä tai tämän verkkopalveluista tilaaja antaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn. Henkilötietoja käytetään vain siihen tarkoitukseen, johon käyttäjä on ne luovuttanut ja joka palvelun tuottamiseksi on tarpeen. Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille ilman henkilön suostumusta tai viranomaisvaatimusta. Poikkeuksena tähän kolmansille osapuolille tietoja voidaan siirtää palveluiden tuottamiseen liittyen siinä laajuudessa, kuin se palvelun tuottamiseksi on tarpeellista.

 

Henkilötietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle. Poikkeuksena tästä on verkkosivustojen analytiikka-/tilastoevästeiden keräämät sivuston käyttäjätiedot. Evästekäytännöistä tarkemmin kohdassa Evästeet.

 

Yhtiö säilyttää henkilötietoja vain tarvittavan ajan:

• Sopimussuhteen ajan ja kuusi (6) vuotta tämän jälkeen, ellei lainsäädäntö toisin edellytä. Sopimussuhteeksi katsotaan rekisterinpitäjän asiakas tai yhteistyökumppani.
• Laissa ja asetuksissa säädettyjen velvollisuuksien, kuten kirjanpidon ja työsuhteita koskevien vastuiden toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen osoittamiseksi kymmenen (10) vuoden ajan.

 

Osalle tiedoista lainsäädäntö ja toiminnan turvaaminen asettavat vaatimukset tietojen säilytysajoista:

• Esim. Kirjanpitolaki määrittelee tiedolle pidempiä säilytysaikoja, kuin varsinaisen palvelun tuottaminen tai esim. tuotteiden toimittaminen edellyttää
• Riittävien varmuuskopioiden ottaminen palvelun tietokannoista ja järjestelmistä tietojen turvaamiseksi, mahdollisten virhetilanteiden korjaamiseksi sekä jatkuvuuden varmentamiseksi.

 

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot, sekä oikeus vaatia oikaisemaan, poistamaan, tai täydentämään rekisterissä oleva tietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Oikeuksia on lähtökohtaisesti mahdollista käyttää kerran vuodessa maksuttomasti. Mikäli rekisteröidyn pyynnöt tietojen raportoimiseksi, muuttamiseksi tai poistamiseksi ovat toistuvia, perusteettomia tai kohtuuttomia, Yhtiö voi periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun rekisteröidyltä, tai kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta.

 

Yhtiöllä on oikeus kieltäytyä henkilötietojen poistopyynnöstä, mikäli tiedot ovat merkittäviä erityisen käyttötarpeen kannalta (esimerkiksi laskutus) tai laissa tai asetuksissa on määrätty erityisiä säilytysaikoja käsiteltäviä tietoja koskien tai henkilötietoihin kohdistuu viranomaisvaatimus.

 

Rekisteröity on itse vastuussa antamiensa tietojen oikeellisuudesta. Rekisteröidyn tulee ilmoittaa, mikäli hänen antamissa tiedoissa tapahtuu muutoksia. Yhtiö voi korjata virheellisiä tietoja myös oma-aloitteisesti.

 

Pyyntö henkilötietojen korjaamisesta tai poistamisesta on toimitettava kirjallisena tai sähköpostitse tässä selosteessa ilmoitettuun rekisterinpitäjän yhteysosoitteeseen. Yhtiön tulee voida varmistaa pyynnön esittäneen henkilön henkilöllisyys ennen tietojen luovutus-, korjaus- tai poistotoimenpiteitä. Mikäli rekisteröidyn henkilöllisyyttä ei voida varmentaa riittävällä tavalla, Yhtiö voi kieltäytyä käsittelypyynnöstä.

 

 

Voimassaolo

Tämä seloste on voimassa toistaiseksi. Yhtiöllä on oikeus muuttaa tässä kuvattuja menetelmiä ja päivittää tietosuojaselostetta Yhtiön tarpeen sekä lain ja asetusten vaatimusten mukaisesti.